Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov
Spoločnosť Qubit Security s. r. o. so sídlom J. Kozáčeka 2, 960 01 Zvolen, IČO: 47717505 (ďalej len ako „Spoločnosť“) spracúva vaše osobné údaje s cieľom zabezpečenia a realizácie podujatia Qubit Conference a Qubit Academy, len na základe zákonných podmienok, v súlade s Nariadením [1] a Zákonom o ochrane osobných údajov [2].
Pri spracúvaní osobných údajov Spoločnosťou ste dotknutou osobou, t. j. osobou o ktorej sú spracúvané osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
Spoločnosť ako prevádzkovateľ má zákonnú povinnosť poskytnúť vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov [3]. Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s tretími stranami, ktoré konajú v našom mene, napríklad s dodávateľmi niektorých služieb – sprostredkovateľmi. V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať vaše osobné údaje len na opísané účely a iba v súlade s našimi pokynmi, a na základe uzatvorenej zmluvy o sprostredkovaní. Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa a sprostredkovateľa a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa.
Vaše osobné údaje nespracúvame prostredníctvom automatizovaného individuálneho rozhodovania s právnym alebo obdobne závažným účinkom a neposkytujeme ich do tretích krajín, ktoré nezaručujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov.
1. UCHOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje sú zálohované, v súlade s retenčnými pravidlami prevádzkovateľa. Zo zálohových úložísk budú vaše osobnú údaje úplne vymazané hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania uvedené bude možné. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Združenie je povinné zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracúvania ako sú uvedené v tomto vyhlásení. Lehoty uchovávania osobných údajov pre jednotlivé účely spracúvania sú uvedené v časti II.
2. ÚČELY SPRACÚVANIA, LEHOTA UCHOVÁVANIA A POSKYTNUTIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
V súlade s Nariadením a Zákonom o ochrane osobných údajov Spoločnosť ako prevádzkovateľ, spracúva vaše osobné údaje v rozsahu a za podmienok ustanovených v osobitných predpisoch, na základe zákonných podmienok, uvedených v čl. 6 Nariadenia.
Registrácia
Spravidla o vás spracúvame bežnú kategóriu osobných údajov. Vaše osobné údaje pri registrácii na podujatie spracúvame na základe zmluvy (predzmluvného vzťahu), v ktorej ste ako dotknutá osoba jednou zo zmluvných strán. Neposkytnutie vašich osobných údajov pri registrácii môže mať za následok nemožnosť uzatvorenia zmluvného vzťahu a neúčasť na podujatí. Vaše osobné údaje budeme spracúvať 2 roky po ukončení platnosti zmluvy.
Marketingové aktivity
Je v oprávnenom záujme Spoločnosti viesť databázu klientov, vrátane informácií o dotknutých osobách, ktoré sa zúčastnili podujatí v minulosti. Databáza klientov a účastníkov podujatí nám pomáha efektívnejšie reagovať na vaše požiadavky a pripravovať pre vás aktivity cielene, s ohľadom na vaše preferencie. Vaše osobné údaje na tento účel spracúvame po dobu existencie a prípravy podujatí.
Je v našom oprávnenom záujme zasielať účastníkom newsletter alebo iný reklamný materiál, s cieľom propagovať činnosť spoločnosti. V prípade, ak na zasielanie newslettera alebo iných reklamných materiálov udelila dotknutá osoba súhlas (nemusí ísť vždy o účastníka), môže súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na spracúvanie osobných údajov do jeho odvolania. Osobné údaje budeme spracúvať po dobu existencie a prípravy podujatí, alebo do doby odvolania súhlasu alebo do podania námietky.
Vaše osobné údaje, vrátane fotografií môžeme spracúvať zverejňovaním na našich webových stránkach, na základe oprávneného záujmu Spoločnosti prezentovať a informovať o svojich aktivitách alebo na základe zmluvy, ak ide o záznam z prednášky, workshopu alebo prezentácie. Spoločnosť pri zverejňovaní fotografií a záznamov dbá, aby neprimerane nezasahovala do vašich práv a slobôd.
Voči zaradeniu vašich osobných údajov do databázy klientov alebo voči zverejňovaniu fotografií a záznamov môžete namietať priamo v spoločnosti osobne, telefonicky alebo emailom.
V prípade, že vaše kontaktné údaje sú poskytnuté v rámci Vašej spoločnosti, môžeme ich zdieľať s profesionálnymi organizáciami (našimi partnermi podujatia / sponzormi / vystavovateľmi) ako zoznam spoločností na propagáciu podobných produktov a služieb súvisiacich s oblasťou Vášho záujmu. Ak nesúhlasíte so zdieľaním kontaktných informácií Vašej spoločnosti s organizáciami tretích strán, pošlite nám e-mail na adresu info@qubitconference.com.
Podujatie sponzorujú spoločnosti uvedené na webovej stránke podujatia ako sponzori. Sponzorom Podujatia môžeme sprístupniť mená našich účastníkov, pracovnú pozíciu, spoločnosť a e-mailovú adresu. Toto je v našich legitímnych obchodných záujmoch a legitímnych obchodných záujmoch našich sponzorov: umožňuje nám to prilákať najvhodnejších sponzorov pre Podujatia a uľahčiť medzipodnikovú komunikáciu medzi našimi sponzormi a našimi účastníkmi počas a po našich Podujatiach. Naši sponzori Vás môžu kontaktovať ohľadom svojich produktov a služieb.
Kontaktné údaje
S cieľom zabezpečiť plnenie cieľov Združenia je nevyhnutné a je v našom oprávnenom záujme spracúvať kontaktné údaje o dodávateľoch, zamestnancoch dodávateľa, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu a plnenie zmluvných vzťahov, spracúvanie osobných údajov o osobách, ktoré sú v kontaktne so Združením a poskytovať alebo zverejňovať v súvislosti s komunikáciou, informovaním kontaktné údaje o členoch Združenia v spojení s § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Osobné údaje spracúvame po dobu trvania vzťahu alebo po dobu, po ktorú funguje dotknutá osoba ako kontaktná. Osobné údaje sú poskytované v rámci komunikácie zúčastneným stranám, prípadne môžu byť zverejnené.
Účtovníctvo
Osobné údaje na účely plnenia účtovných a daňových povinností sú spracúvané najmä na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov. Spracúvanie vašich osobných údajov na tento účel je zákonnou povinnosťou Združenia. Na tento účel spracúvame vaše osobné údaje prostredníctvom sprostredkovateľa.
Osobné údaje sú poskytované príslušnému daňovému úradu, sprostredkovateľovi a audítorovi.
Uplatnenie práv
Je zákonnou povinnosťou Združenia riadne a včas vybaviť žiadosť dotknutej osoby uplatňujúcej si svoje práva podľa Nariadenie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v spojení so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (zákon sa aplikuje v špecifických prípadoch). Osobné údaje budú uchovávané po dobu 5 rokov od ukončenia konania, ich poskytnutie nie je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje budú poskytnuté účastníkom konania.
Bezpečnostné oprávnenia
Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa a súčasne jeho povinnosťou vyplývajúcou z Nariadenia prijať primerané bezpečnostné opatrenia s cieľom zamedziť nezákonnému spracúvaniu osobných údajov a iných informácií, ktoré je v prostredí prevádzkovateľa potrebné chrániť, zabezpečiť ochranu majetku, života a zdravia, s cieľom sieťovej ochrany systému, ochrany objektu, aktív. Osobné údaje budú uchovávané po dobu 1 roka. Osobné údaje sa neposkytujú (okrem oprávnených orgánov štátu).
Podnety, sťažnosti
Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa zabezpečiť vybavenie, prešetrenie podnetov a sťažností s cieľom zachovať dobré meno Združenia a prispievať k jeho ekonomickému rastu. Vaše osobné údaje budeme uchovávať po dobu 5 rokov od prešetrenia podania a poskytované komunikujúcim stranám v rámci predmetu prešetrenia.
Archívne účely
Vaše osobné údaje spracúvame vo verejnom záujme na účely správy registratúry podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Vaše osobné údaje budú spracúvané po dobu 10 rokov a poskytnuté Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky a/alebo sprostredkovateľovi.
Uplatňovanie právnych nárokov
V súlade s čl. 6 ods. 4 Nariadenia môžeme osobné údaje spracúvať na účel zlučiteľný s pôvodným účelom spracúvania, ak je pri danej spracovateľskej činnosti možné predpokladať uplatňovanie právnych nárokov, súdnych právomocí, mimosúdne vymáhanie pohľadávok, exekúciu alebo obhajobu práv prevádzkovateľa v súlade so zákonmi: Správny súdny poriadok, Civilný sporový poriadok, Exekučný poriadok, čl. 9 ods. 2 písm. c) Nariadenia, ak sú predmetom spracúvania osobné údaje osobitnej kategórie podľa čl. 9 ods. 1 Nariadenia alebo na základe zmluvného vzťahu. Vaše osobné údaje budeme spracúvať po dobu 5 rokov od ukončenia konania, sporu a budú poskytnuté účastníkom konania, audítorovi, prípadne inému oprávnenému subjektu.
Na našich weboch Qubit Conference a Qubit Academy používame cookies za účelom zlepšenia kvality poskytovaných služieb. Informácie o spracúvani cookies môžete nájsť v sekcii Cookies a Web.
Vaše práva podľa nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov
Právo na prístup
Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu
Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na vymazanie
Máte právo nás požiadať o vymazanie vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť vašej žiadosti vyhovieť
Právo odvolať súhlas
V prípade, ak nám udelíte súhlas na spracúvanie osobných údajov, môžete ho kedykoľvek odvolať osobne, písomne na adresu uvedenú v záhlaví dokumentu alebo na adrese info@qubitconference.com. V prípade osobitných podmienok spracúvania môžu byť podmienky odvolania súhlasu nastavené osobitne, vždy však tak, aby jeho odvolanie bolo pre vás ako dotknutú osobu menej zaťažujúce.
Právo na obmedzenie spracúvania
Za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov
Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať
Máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak podáte námietku voči takému spracúvaniu osobných údajov, vašu námietku preskúmame a posúdime. V prípade, ak vaše práva budú prevažovať nad oprávneným záujmom Spoločnosti, vaše osobné údaje ďalej nebudeme na tento účel spracúvať.
Právo podať sťažnosť
Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú vaše osobné údaje spracúvané, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, môžete sa obrátiť priamo na Spoločnosť. Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne preveríme.
Ak nie ste spokojný s našou odpoveďou, alebo sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, https://dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.
V prípade akýchkoľvek otázok, týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať.
Kontakt:
Mária Krahulecová , Tel. No.: +421 949 000 338, Email: maria.krahulecova@qubitconference.com
[1] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
[2] Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
[3] Napríklad Zákon č. 171/1993 Z. z. o Policajnom zbore; zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.